Como combinar ordenadamente varios archivos PDF en un único documento multipágina con Adobe Acrobat

Aprovechando una pregunta que me ha dirigido un lector, paso a contar cómo combinar varios archivos en un único documento pero ordenando las páginas a la par.

Lo primero que hay que  hacer es abrir Acrobat y dirigirse a Archivo–>Crear PDF–>Combinar archivos en un solo PDF. O también podemos ir a Archivo–>Combinar–>Combinar archivos en un solo PDF. El efecto es el mismo. Acrobat nos ordena los documentos alfabéticamente de forma automática.

Desde la ventana que aparece podemos seleccionar todos los archivos sueltos que queramos unir (bien desde distintos orígenes o bien desde carpetas determinadas).

combinar archivos PDF

En la parte de debajo de esta ventana encontraremos todos los botones que nos permitirán ordenar los documentos como queramos, o incluso seleccionar sólo determinadas páginas de los archivos que pretendemos incluir.

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Seleccionando un documento de los que hemos añadido, podremos subirle o bajarle cambiándole el orden a través de las flechitas verdes de la izquierda. En nuestro caso, el documento “b” no sigue el orden deseado (porque lo he descolocado yo para que valga como ejemplo), por lo tanto lo ordenaremos para que vaya detrás del documento “abc” según he comentado.

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Asimismo, en esta zona también podemos indicar el “tamaño/calidad” del PDF que queremos obtener. Entiéndase este “tamaño/calidad” como las configuraciones predeterminadas que Acrobat ofrece: tamaño de archivo más pequeño, tamaño de archivo predeterminado y/o tamaño de archivo más grande. Por lo tanto, y como nuestro PDF supongo que irá destinado a imprenta deberemos elegir “tamaño de archivo más grande”.

Una vez que hayamos elegido las opciones necesarias para crear nuestro nuevo documento, pulsaremos “combinar archivos”. Este botón nos abrirá una ventanta donde deberemos nombrar el nuevo documento y desde donde podremos elegir el tipo de PDF que queremos generar (en nuestro caso será como poco el PDF/X-1a)

EN EL BLOG -  Chequear archivos PDF sin ni tan siquiera abrirlos

combinar archivos PDFcombinar archivos PDF

El desarrollo de este post ha explicado la combinación de ficheros cuando están nombrados alfabéticamente, pero:

Cuando el orden/nombre de mis ficheros es numérico ¿qué?

Pues nada, si son pocos, los combinamos, los ordenamos igualmente y ya está.

Pero si tenemos una gran cantidad de ficheros y queremos evitar el tener que ordenarlos a mano, el nombre de los ficheros debe ser “lógico” para el ordenador.

De esta forma si el número de ficheros no llega al millar, la solución es tan sencilla como colocar dos ceros delante del primer número en las unidades, un cero delante de las decenas y dejar las centenas como están puesto que tu documento no llega a un millar de páginas. Si fuera así nombraríamos añadiendo tres ceros a las unidades, dos ceros a las decenas, y un cero a las centenas.

Ejemplo de como NO deben ir nombrados los ficheros

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Puesto que Acrobat los ordenará automáticamente así (y por lo tanto tendríamos que ordenar los ficheros a mano a través de Acrobat):

combinar archivos PDF

Ejemplo de como SI deben ir nombrados los ficheros (para evitarnos tener que ordenarlos a mano)

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De esta forma Acrobat automáticamente los “enganchará” de manera ordenada tal y como se muestra en el siguiene pantallazo:

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Cuando tengamos que “ordenar” los ficheros es aconsejable hacerlo desde un principio asignando nombres correctos a los mismos, para no tener problemas posteriormente.

Otra cosa es que los ficheros sean muchos, o que nos los provea otra persona y ya vengan mal nombrados y sean muchos…

En ese caso, se pueden utilizar utilidades gratuitas que nos facilitan la tarea. Puedes utilizar renamer4mac para Mac o bien Advanced Renamer si usas Windows.

También puedes hacerlo desde Bridge desde el Menú Herramientas–>Cambiar nombre de lote

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